环球报道:如何做好知识管理，这是我的5个思考。
(资料图片仅供参考)
这周二我和 flomo 创始人少楠、 Light 连线，聊了一下对知识管理的理解。
在聊之前，我写了一下逐字稿，今天分享给大家。
核心观点：
1.以终为始：知识管理的核心在于快速提取。
2.精力分配：一段时间聚焦一个主题。
3.有效沉淀：客户思维导向的输出。
4.工具使用：工具永远都不是重点。
5.有趣整理：还可以做一些有趣的知识管理，包括「讲话稿」「段子集」「广告文案」「办公神器」。
01 以终为始：知识管理的核心在于快速提取。
有些人会把知识分得很体系，二十多个类别、五十多个标签，这固然很好，但真的太麻烦。
任何事情一旦麻烦，就很难坚持下去。——这是人性。
就如同 APP 里某个服务需要多一个操作，就会失去大量点击。
所以，我会努力地将知识管理简单化。比如建立一个临时文件夹，收纳这一周可能要用到的文件，要找时就能快速定位。这可能看起来不够体系，但足够好用。
而这个好用的前提，就是方便提取。
每一年，我会定期整理自己的知识管理体系，留下常用的内容，删掉沾灰的，这样，需要的时候马上获取。
再举个例子，因为我负责公司的培训管理工作，日常子公司经常需要用到一些素材（资源），于是我建立了一个共享文档，将其放置其中。大家需要的时候，马上打开就能拿到。
很体系吗？不体系，但好用。
↑ 培训资源共享文档
02 精力分配：一段时间聚焦一个主题。
很多刚接触知识管理的朋友，会平均分配精力，用工具梳理各种各样的内容，比如工作、效率、绘画、ChatGPT。
我刚开始也是这样，一段时间后就发现：如果全面开花，那就容易失焦。
人最怕的就是，这个懂一点，那个懂一点，但每个主题都不专业、不深入，结果很容易「半罐水响叮当」（专业的人低调沉默，懂一点的人喜欢到处咋呼）。
所以现在每个阶段，我都会有一条主线：
· PPT：读书阶段，那时候经常要做 PPT ，也要写这个主题的博客。
· 研究：工作前四年，我的工作内容是「做研究」，所以积累了很多研究报告、搜索资料的技巧，以及系统梳理做研究的方法。
· 职场：做人力后的两年，因为会接触大量培训管理工作，所以会整理很多跟职场提升的内容，比如沟通、协调、领导力等。
· 人力：现在同时也负责招聘工作，也希望能系统性地了解人力资源全流程。
↑ 面试常用问题
↑ 各种测评报告
03 有效沉淀：客户思维导向的输出
我有个习惯，当对某个领域有了比较多的输入后，就会以某种形式进行输出。
第一种是写书：比如《PPT炼成记》是对 PPT 的沉淀，《高效学习》其实是对早期研究工作和职场思考的沉淀。
第二种是讲课：比如《向上管理》《时间管理》《如何快速熟悉一个新领域》的课程开发。
第三种是写文：比如通过小报童《如何提升结构化表达能力》，对结构化表达进行系统沉淀。
这三种形式都有一个共同点：面向客户，而非面向自己。
这有什么区别？
面向自己，很容易零散化，更容易囫囵吞枣。
而面向客户，则会主动提升它的系统性，更会考虑如何讲得更清晰和浅显易懂。你想啊，如果你看一本书、听一节课、买一个付费服务，对方没讲清楚，是不是会打差评？
只要有这层压力在，你就不自觉会把内容消化得更彻底。
04 工具使用：工具永远都不是重点
本科时，我选修了一门课《平面设计》。
当时的期待很简单，就是老师教会我 PhotoShop ，我就可以设计各种作品。
但是，上了半学期课后，老师依然没有教工具，一直在讲方法，比如怎么配色、怎么构图、什么是美。 我耐不住了，就去问老师：什么时候教 PhotoShop 啊？ 老师说：你看优秀的设计师，他们的优秀是因为工具吗？是人啊！ 这句话我当时很不理解，觉得老师是在搪塞我，我还是要学 PhotoShop 啊！ 但现在回看，真的很感慨。 · 有的人做文章管理，不用什么稍后阅读软件，不用什么笔记软件，就把文章保存为 PDF ，然后放入文件夹，设计好命名规则，也能快速检索。 · 有的人做课程笔记，不用什么思维导图工具，就一笔一画地写在笔记本上，二级内容就空两格，也能保证对全局的掌握、对结构的把握。 · 有的人储存账号密码，不用什么1Password（一款管理账号密码的软件），就用微信的「收藏」，也能快速查找。 所以， 重要的，其实是你需要什么，以及你想要怎么组织这些内容。↑ 公司一位领导用白板做计划，不比很多软件更清晰05 有趣整理：一些不一样的知识管理
虽然前面讲到要有主线，但这并不意味着只做主线任务。 对我而言，还会利用 10% 的时间，整理一些「奇怪」知识。 1.「讲话稿」。这主要是整理日常看到的优秀公文内容，当我要写相关主题时就可以去参考。 2.「段子集」。这主要是自己身边发生的好玩故事，发生了，我就马上写上一些关键词。当饭局陷入冰冻状态时，自己就抛出一两个。 3.「广告文案」。我喜欢搜集优秀的广告文案，因为好的句子，真的会让人心旷神怡。 4.「办公神器」。这是一系列可以提升效率的小工具，方便自己节省时间，有更多的精力可以用来为未来做准备。 我是小结以上就是我对知识管理的一些思考，总结一下： 1.以终为始：知识管理的核心在于快速提取。 2.精力分配：一段时间聚焦一个主题。 3.有效沉淀：客户思维导向的输出。 4.工具使用：工具永远都不是重点。 5.有趣整理：还可以做一些有趣的知识管理，包括「讲话稿」「段子集」「广告文案」「办公神器」。 希望对你有所启发。